* für 10 laufende Aktenmeter / Abholung im Saarland / Lagerung über 12 Monate / optional scan on demand
Aktenabholung
Erfolgt bundesweit direkt aus dem schuldnerischen Betrieb. Alle Dokumente werden in IP65 wasserdichten und feuerfesten Aluboxen von uns verpackt, welche mit Barcodes gekennzeichnet sind und Sicherheitssiegeln versehen werden können. Die Zuordnung der Akten pro Transportbox wird in der Regel über eine fotografische Sammelerfassung vorgenommen und in einem Übergabeprotokoll dokumentiert.
Wir gewährleisten, dass keine Unbefugten bei Verladung und Transport auf die Akten zugreifen können, indem sich unser firmeneigenes Logistik-Team telefonisch ankündigt und sich bei Ankunft legitimiert. Zudem verfügen unsere Fahrzeugen über eine Sicherheitsausstattung (Alarmanlage, Diebstahlschutz und GPS-Ortung) und der Transport wird immer auf direktem Weg durchgeführt.
Lagerung
Im projektspezifischen Lagerraum ist eine sichere Aufbewahrung aller Dokumente durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Es herrscht ein überwachtes Raumklima, nur legitimiertes Personal erhält kontrollierten Zugang und Brandschutz ist den Bestimmungen der Bauordnung des Saarlandes entsprechend gegeben.
Digitalisierung
Wir erzeugen z.B. durchsuchbare PDF-Dateien pro Akte. Diese werden in einer Verzeichnisstruktur angelegt, die sich an der bisherigen analogen Ablage orientiert.
Akten- / Datenverwaltung
Über unser Datenmanagementsystem Argos wird der gesamte Lebenszyklus einer Akte mit den verschiedenen Status verwaltet. Dies ermöglicht eine Überwachung und lückenlose Dokumentation des gesamten logistischen Ablaufs von der Abholung über die Lagerung bis zur Bereitstellung der Digitalisate und der Vernichtung. Alle wesentlichen Verarbeitungsschritte werden mit Kennung der durchführenden Person sowie Zeitpunkt der Verarbeitung erfasst.
Die Kommunikationsverbindung zwischen den Arbeitsplätzen (Scanner, Workstation, Server etc.) ist durch Verschlüsselung und einer restriktiven Gliederung der Netzwerktopologie vor unbefugtem Zugriff geschützt.
scan on demand
Werden bestimmte Akten kurzfristig benötigt, können Sie diese direkt bei uns oder online anfordern und erhalten innerhalb 48 Stunden Zugriff auf die digitalen Daten. Alternativ besteht immer die Option, dass wir Ihnen das Original, die analoge Akte zukommen lassen.
Vernichtung
Nach Ihrer schriftlichen Freigabe übernehmen wir für Sie auch abschließend die Vernichtung sämtlicher Daten und Akten nach DIN 66399 durch einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb. Hierüber wird Ihnen ein Vernichtungsprotokoll ausgehändigt.
